Auf was man bei Agilität achten muss!
Worauf muss man bei dem Thema Agilität wirklich achten ... Gebetsmühlenartig erkläre ich dies meinen Kunden – und bin nicht alleine damit. Die meisten Erklärungen sind nicht neu, im Gegenteil, sie wurden schon so oft wiederholt. Agilität tatsächlich umzusetzen, zu leben und in der Organisation zu verankern ist ein riesiges Stück Arbeit, da in alten Organisationen – wie in früheren Blogs beschrieben – alte Systeme und Prozesse extrem verankert sind. Und wenn Neues angegangen und plötzlich schwierig wird, fällt man schnell in diese alten Verhaltensmuster zurück. Aber viel Wiederholung hilft, das tatsächlich mal im Kopf zu verankern. Daher – hier die wesentlichsten Punkte, worauf geachtet werden sollte.
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1.Kleine Häppchen lassen sich schneller verdauen. Das small everything.
Der erste Punkt ist, die Arbeit in kleine Stücke zu zerteilen. Wie mit dem großen Elefanten, der irgendwo steht. Man zerteilt ihn in ganz viele kleine Stücke und dann kann man ihn gut verdauen. Die kleinen Teile müssen in einem kurzen Zyklus abgeschlossen werden. Das heißt, man kann sehr schnell überblicken, ob Fortschritte gemacht wurden oder nicht. Im Falle des „nicht“ sind dann vielleicht mal zwei Wochen, drei Wochen oder vier Wochen Arbeit weg, aber nicht Monate oder sogar Jahre. Das heißt, der Rhythmus, den man einhalten sollte, liegt bei 2 bis 4 Wochen.
Warum macht man das? Kurz: um die Komplexität und unvorhersehbare Vorhersehbarkeit zu bewältigen. Es wird in Unternehmen immer noch viel zu viel auf einmal gemacht. Die Komplexität ist jedoch einfach nicht beherrschbar. Und irgendwann ist es dann zu viel und man wird der Situation nicht mehr Herr.
2. Von jedem etwas – interdisziplinäre Teams.
Um Prozesse agil und nachhaltig umzusetzen, sollte man autonome, fraktionsübergreifende Teams einsetzen.
Warum macht man das? Fraktionsübergreifend deshalb, weil ich, um Dinge zu realisieren, meistens nicht nur einen Experten brauche, sondern gleich ein paar. Wenn die in einem kleinen Team zusammenarbeiten – idealerweise 7 plus/minus 2 – ist erfahrungsgemäß der größte Erfolg zu verzeichnen. Auch, da die Kommunikationswege bei so kleinen Teams sehr kurz sind. Je mehr Menschen, desto komplexer die Kommunikation.
3. Plane nur eine bestimmte Menge an Arbeit. Mehr kommt immer.
Eins der großen Probleme ist die fehlende Begrenzung von Arbeit im Prozess. Das ist mit den Punkten von oben noch nicht gegeben. Also:
- ich zerlege alles in kleine Teile,
- man committed sich darauf, in einem festgelegten Zyklus, beispielsweise in einem Zwei-Wochen-Sprint,
- in einem kleinen fraktionsübergreifenden Team
tatsächlich auch nur eine bestimmte Menge von Arbeit zu machen und sich darauf zu konzentrieren.
Warum macht man das? Es ist heutzutage in den Organisationen, auch wenn sie agil aufgestellt sind, das Riesenthema, weil immer irgendjemand vom Management kommt und sagt: „Das muss aber noch dringend gemacht werden“ und sofort geht das System wieder den Bach runter und alles liegt in der Warteschlange.
Daher: Der Zyklus wird am Anfang geplant. Wenn die Planung abgeschlossen ist, bleibt es bei dieser Menge von Arbeit, weil sich darauf die Teams committed haben und sie die festgelegte Menge auch tatsächlich erledigen können.
4. AUTONOM und nicht autoritär führt zum Ziel.
Die interdisziplinären kleinen Teams müssen autonom arbeiten. Das heißt, sie entscheiden, WIE sie die Arbeit erledigen und dies dürfen die Teams eigenständig entscheiden, ohne dass ihnen jemand reinredet. Das WIE wird nicht vorgeschrieben. Es gibt natürlich gewisse Standards. Das können in der IT-Entwicklung technische Standards sein. Das können aber auch gesetzliche Rahmenbedingungen oder sonst irgendetwas sein, aber darum geht es hier bei dem Thema auch nicht.
Warum macht man das? Weil sie am besten wissen, wie etwas umgesetzt werden soll. Es sitzen Profis zusammen, die nicht von einer Führungskraft kontrolliert werden müssen, die im Zweifelsfall deutlich weniger Ahnung hat, alles verkompliziert und viel Zeit vergeudet.
5. Wann ist die Aufgabe eigentlich erledigt? Und ist das „wann“ temporär 😊?
Dieser Punkt ist auch etwas, was ganz oft vergessen wird. Wie oft erlebe ich bei dem Thema Agilität die Frage: „Wann ist denn die Aufgabe erledigt?“ Es passiert so oft, dass man im Laufe der Zeit merkt: „Ach stimmt, das hätte ich ja auch noch denken könnten. Ja, den Punkt brauche ich auch noch. Aaaaah, und das auch noch. Und die Firma XY hat das so gemacht, das muss auch noch dazu.“ Wichtig ist, sich WÄHREND der Planung, aber VOR Start genau zu überlegen:
Wann ist die Aufgabe erledigt! Und hier meine ich nicht temporär, das wurde ja beim Zyklus festgehalten, sondern tatsächlich, was muss alles wie erledigt sein, um einen Haken dran zu machen.
Warum macht man das? Auf einmal werden Sachen richtig erledigt, weil man sich vorher Gedanken darüber gemacht hat, wann sie tatsächlich fertig sind. Der Grund, warum viele Projekte in großen Unternehmen nicht fertig werden, ist, dass man sich eben keine Gedanken darüber macht. Dann kommen versteckte und ungelöste Probleme auf, die Unmengen an Kosten und Zeit produzieren.
Neugierig auf mehr geworden? In meinem nächsten Blog gehe ich auf weitere Punkte ein. Oder kontaktieren Sie mich und wir gehen in die Tiefe der Themen.