Das Märchen von effektiven Meetingmarathons

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Gääääääähn.

Ups! Hoffentlich hat das keiner gehört oder gesehen. Dass mir gerade ein kleiner Erschöpfungsstöhner entkommen ist. Es ist nicht so, dass das Thema Eventlocation mich nicht interessiert. Aber ich bin heute einfach schon ziemlich ausgelaugt.

Wir sitzen seit drei Stunden im Bereichsmeeting und die Luft im Konferenzraum wird immer abgestandener. Wir haben schon eine Menge Punkte diskutiert. Genauer gesagt: Wir haben sie angerissen. Die Umsatzzahlen hatten wir schon – aber nur kurz, dann hat sich mein Kollege von einer Bemerkung des CFOs auf den Schlips getreten gefühlt. Seitdem sitzt er da mit verschränkten Armen und sagt kein Wort mehr. Guckt nur noch abwesend aus dem Fenster. … Ach ja und in 10 Minuten muss ich zum nächsten Meeting spurten, obwohl wir den wichtigsten TOP noch gar nicht angesprochen haben ….

Ich wette, dass ich hier nichts Neues für Sie schildere. Sie kennen garantiert diese Meetingmarathons aus Ihrem Berufsalltag und können Ihre eigene Leidensgeschichte davon erzählen. Sie und ich teilen dieses Schicksal mit unzähligen anderen Führungskräften, Managern, Abteilungs-, Team-, oder Projektleitern. Kein Unternehmen ist davon verschont. Im Gegenteil. Der Meetingmarathon ist in den meisten Organisationen zur Normalität geworden.

Wenn sie wenigstens effektiv wären … Kennen Sie eigentlich schon die 4 Effektivitätskiller? Nein? Dann wird es aber Zeit.

Die 4 Effektivitäts-Killer

Wenn Sie einschätzen möchten, wie effektiv Ihre Meetings ablaufen, dann machen Sie den Killer-Vergleich. Schauen Sie mal bitte genauer hin. Wenn Sie eine der folgenden Praktiken in Ihren eigenen Meetings wieder erkennen, dann wissen Sie, dass Sie Handlungsbedarf haben. Denn dann führt Ihre gegenwärtige Meetingkultur dazu, dass in Ihren Besprechungen garantiert Ressourcen verschwendet werden.

1.              Umherschippern ohne Fokus

Es ist kaum zu glauben, aber sehr viele Meetings werden ohne klares Ziel angesetzt. Bei einer Arbeitsbesprechung, die einer meiner Mitarbeiter organisiert hat, habe ich mir mal den Spaß erlaubt, zu Beginn der Besprechung zu fragen: „Was soll am Ende dieser Stunde herauskommen?“ – Meine Mitarbeiter waren verdutzt. Dabei wollte ich nur wissen, was das Ziel der Besprechung ist und wozu ich hier etwas beitragen soll.

„Naja, ihr schenkt euch jetzt gegenseitig eine Stunde Lebenszeit“, fügte ich zur Erklärung hinzu. „An eurer Stelle würde ich wissen wollen, wofür. Ihr könnt eure Zeit sonst auch anders verbringen …“
Ganz viele inhaltliche Schleifen ließen sich in Besprechungen vermeiden – wenn bloß das Ziel des Meetings allen klar wäre.

2.              Die Kraut-und-Rüben-Agenda

Wenn Sie ein Ziel haben, ist das schon mal viel Wert. Aber gibt es in Ihren Meetings auch immer eine Agenda? Gratulation! Dann arbeiten Sie in einem der wenigen top-organisierten Unternehmen. Es stellt sich nur noch die Frage, wie hilfreich diese Agenda ist. Viele Teams nehmen als Struktur für ihre Meetings das, was ich die Kraut-und-Rüben-Agenda nenne. Und die entsteht so:
Der Organisator des Meetings bittet alle Beteiligten, ihm die Themen zu mailen, die sie nächste Woche besprechen wollen. Und was passiert damit? Die Assistentin nimmt die Punkte auf, sortiert sie nach Eingangsdatum, bringt sie in eine einheitliche Form – und fertig ist die Agenda! Keine Priorisierung, keine inhaltliche Clusterung und vor allem keine Einschätzung, wie lange jeder Besprechungspunkt dauert. Noch Fragen, warum Meetings regelmäßig ausufern und warum wichtige Themen in den letzten Minuten im Schweinsgalopp durchgenommen werden?

Solch eine Agenda ist eher eine Stichwortsammlung fürs Impro-Theater als eine hilfreiche Meetingstruktur.

3.              Gästeliste nach Zufalls-Prinzip

Wer sitzt in einem Meeting? Leider oft die Falschen: zu viele Teilnehmer, die zu bunt zusammengewürfelt und eher nach taktischen statt nach inhaltlichen Kriterien eingeladen wurden. Es gibt diese Besprechungen, bei denen es nichts zu besprechen gibt, weil der einzige Zweck des Meetings darin besteht, die Rückendeckung aller Beteiligten zu bekommen. Sowas ist keine Arbeit. Sowas ist Politik.

Ich wurde einmal recht kurzfristig in ein Meeting gebeten, in dem der Bereichsleiter über die Einführung einer Maßnahme abstimmen lassen wollte. Für die Umsetzung brauchte er das Okay aller Abteilungsleiter. Also lud er sie alle ein. 18 davon saßen im Konferenzraum, vier hatten aus Termingründen abgesagt und Mitarbeiter geschickt. Die gesandten Vertreter hatten weder Ahnung von der Materie noch eine Entscheidungsbefugnis. Und auch der Rest der Teilnehmer war eher überrumpelt als informiert. Das versammelte Halbwissen fällte zum Schluss eine Entscheidung, mit der keiner wirklich zufrieden war. Nur dem Bereichsleiter war sich seine Erleichterung anzusehen – er hatte alle „involviert“. Schließlich konnte sich bei diesem Vorgehen niemand beklagen, er sei nicht nach seiner Meinung gefragt worden.

Leider werden Meeting-Teilnehmer in den seltensten Fällen nach ihrer Kompetenz ausgewählt und danach, ob sie einen Wertbeitrag zum Ergebnis leisten können. Der größte Blödsinn, von dem ich in diesem Zusammenhang gehört habe, ist, dass in einem Unternehmen die Auswahl der Meeting-Teilnehmer nach Tarifgruppe erfolgt, d.h. niedrigere Tarifgruppen waren nicht eingeladen, obwohl die Mitarbeiter wesentliches beizutragen gehabt hätten. Da sage ich nur: Viel Spaß beim Meeten!

4.              Die Format-Falle

Eine individuelle Besprechungszeit oder ein Gesprächsformat abseits der bereits etablierten festzulegen bedeutet Aufwand. Kaum ein Führungsgremium macht sich ernsthaft Gedanken darüber, ob wöchentliche Jour fixe, monatliche Reportingsessions, kurz: einmal eingeführte und ritualisierte Meetings immergültige, notwendige und sinnvolle Formate sind. Wenn am Montag einfach zu wenig relevante Themen für den dreistündigen Jour fixe anfallen, warum ihn dann nicht verkürzen? Oder ihn auf einen anderen Tag verschieben, an dem mehr besprechungsrelevante Punkte zusammenkommen? Das könnte man ja machen.

Könnte.
Man.
Wäre da nicht diese Gewohnheitsfalle …
Meetingformate nehmen, gerade bei regelmäßigen Besprechungen, schnell eine eiserne Form an. Und kaum einer kommt auf die Idee, sie infrage zu stellen! Wir sind also fremdbestimmt und wissen es nicht mal!

Eine kleine Anekdote dazu: Eines Abends war ich mit meinem Mann und einem befreundeten Bankvorstand verabredet. Ich hätte am liebsten abgesagt, so ausgelaugt fühlte ich mich nach dem üblichen Meetingmarathon. Aber dann raffte ich mich doch noch auf. Und dann, bei einem Glas Weißwein, erzählte unser Freund, wie dämlich auch sein Tag verlaufen war: „Wir hatten unser Wochenmeeting; das geht immer bis 17 Uhr. Um 16 Uhr waren wir mit allen wichtigen Themen durch. Zum Schluss hatten wir nur noch C-Prioritäten zu besprechen, die keinen wirklich interessieren. Aber wir hatten ja noch Zeit. Also haben wir uns dann pro Forma mit dem Kleinkram ‚vergnügt‘.“. Er verdrehte die Augen. „Man, war das anstrengend!“

Mir fiel mir die Kinnlade runter. „Ähm … habe ich es richtig verstanden? Ihr wart eigentlich fertig, und habt euch eine Stunde lang einfach mit irgendwas beschäftigt?“

Sie haben die Chance, eine wesentliche Veränderung anzustoßen, die Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Energie sparen wird! Retten Sie Ressourcen: Machen Sie Schluss mit den miesen Meetings.

Wie das geht? Das können Sie gerne in meinem nächsten Block zum Thema „Das Märchen von effektiven Meetingmarathons“ lesen. Oder kennen Sie den eigentlichen Sinn von Meetings? Auch den werden Sie in meinem nächsten Blog erfahren. Lassen Sie sich überraschen … es bleibt spannend, weshalb Sie unbedingt wieder vorbeischauen sollten.

Sie möchten Ihre Meetings effizient gestalten? Dann lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie wir das umsetzen können.