Das Märchen von effektiven Meetingmarathons Teil II

Erinnern Sie sich an meinen letzten Blog? Haben Sie noch anschaulich vor Augen, wie Ihnen in Meetings kleine Gähner herausrutschen, die sich einfach nicht mehr einhalten lassen wollen? Dass Sie sich denken: „Himmel ist das grottenlangweilig und bringt eh kein Ergebnis“?
Bei mir ist der Groschen gefallen, als ich eines Tages aus unserem Management-Board rausging. Ich war völlig durchgenudelt, weil die Sitzung acht Stunden gedauert hatte – wie jeden Monat übrigens. Egal, wie abwechslungsreich Sie einen solchen Tag gestalten: Er ist und bleibt zu lang. Und wenn Sie ihn noch, wie bei uns, mit Powerpoint-Präsentationen vollknallen, dann haben Sie keine andere Chance, als dass die Teilnehmer Ihnen reihenweise einschlafen. Ich habe mal in einer Studie gelesen, dass 20% der Manager mindestens einmal schon im Meeting eingenickt sind. Das kann nur eine Untertreibung sein …
Von den 4 Effektivitäts-Killern sprach ich letzte Woche. Heute geht es ans Eingemachte!

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Zeit, Geld und Geist

Was mir bei dem Groschenfall aufgegangen ist: Besprechungen haben eine Tendenz zur Selbsterhaltung. So wie sie einmal aufgesetzt wurden, so werden sie weiter abgehalten. Immer. Sprich: Das Meetingformat wird nicht nach Bedarf festgelegt, sondern nach Gewohnheit – ich erzählte in meinem letzten Blog von dem Bankvorstand und seinem Team, die ihre Sitzung auf Gedeih und Verderb bis 17h00 abhalten, obwohl sie schon um 15h00 mit allem durch sind. Was ein Blödsinn. Und leider ist es mit den Meeting-Gewohnheiten nicht anders als mit den Essgewohnheiten: Früher oder später passen sie nicht mehr und werden ungesund.

Unnötige oder zu lange Besprechungen gehen richtig ins Geld. In Konzernen werden mit ineffizienten Meetings Jahr für Jahr Millionenbeträge durch den Schornstein gejagt. Haben Sie eine Idee, was der Meetingwahnsinn Ihr Unternehmen kostet? Ihre Abteilung? Ihr Team?

Taschenrechner raus

Machen Sie mal diese einfache Rechnung auf: multiplizieren Sie die Anzahl der Stunden, die Sie und Ihre Führungskräfte regelmäßig in Meetings verbringen mit der Anzahl der Teilnehmer und mit deren Stundensatz. Ich wette, es kommt eine überraschend hohe Zahl heraus. Und dann vergleichen Sie sie mit dem Benchmark. Die Ergebnisse können erschreckend sein. Und wenn ich Ihnen jetzt noch sage, dass laut einer Studie Führungskräfte den Großteil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen, dann können Sie sich ganz leicht die volkswirtschaftliche Dimension des Meetingwahns vorstellen. Die Besprechungen, in denen Sie Tag für Tag sitzen, sind in Wahrheit eine gigantische Ressourcenverschwendungsmaschinerie.

Einmal Baldrian bitte – oder den Boxsack  

Das verheizte Geld ist aber nur ein Teil des Problems. Ineffiziente Meetings kosten nicht nur Euros und Zeit, sondern auch Nerven. Ergebnislose Sitzungen sind anstrengend, bringen niemanden weiter und gehören zu den ganz großen Demotivatoren für alle Beteiligten.

Wenn nichts vorangeht, wenn außer heißer Luft mal wieder nichts Produktives aus einem achtstündigen Besprechungsmarathon herauskommt, liegt der Gedanke nahe: Schluss damit. Niemand, wirklich niemand braucht diese miesen Meetings. Sollen wir sie nicht einfach abschaffen?

Der eigentliche Sinn

Hoppla, das wäre jetzt übers Ziel hinausgeschossen. Meetings gehören sicher hinterfragt. Aber abschaffen? Damit würden sich Unternehmen ins eigene Fleisch schneiden, weil sie auf ein essenzielles Tool verzichten würden! Denn Meetings haben ja einen absolut sinnvollen Kern. Anders als der neudeutsche Begriff es suggeriert, ist der eigentliche Sinn von „Meetings“ nämlich nicht einfach nur irgendein schickes Treffen abzuhalten, bei denen ausgewählte Potenzialträger einmal pro Woche über ein Sammelsurium von Themen reden, Kaffee trinken, Statusspiele spielen und – ganz wichtig – sich profilieren. Das sieht vielleicht für leidgeplagte Meetingopfer wie Sie und mich so aus. Aber Besprechungen haben einen echten Sinn: Sie sind der Kristallisationspunkt für Zusammenarbeit! Ob in Teams, Arbeitsgruppen, Sonderprojekten oder über Abteilungsgrenzen hinweg: Ohne Meetings keine Kommunikation und Kollaboration zwischen mehr als zwei Personen. Um zusammen an einen Strang zu ziehen, brauchen Teams einen Ort, an dem sie sich austauschen, entscheiden und ein gemeinsames Ziel festlegen können: Meetings. Die Betonung liegt dabei auf „gemeinsam“. Soweit die Theorie.

Na, rauscht es schon in Ihrem Kopf? Bei mir schon, wenn ich an all die vertanen Besprechungsstunden der letzten Jahre denke. Dabei können Meetings, wenn sie gut gemacht sind, eine Gruppe richtig einschwören! Dazu muss nur jemand Schluss machen mit dem Blödsinn.

Alarmzeichen eines blödsinnigen Meetings

Und den können Sie schon mit einem oberflächlichen Blick auf ein Meeting erkennen. An diesen offensichtlichen Alarmzeichen erkennen Sie, wann Sie es mit einem blödsinnigen Meeting zu tun haben:

  • Das Meeting hat mehr als zehn Teilnehmer. – Ein Zeichen dafür, dass manche nur Statisten sind.
  • Das Meetingvolk schlurft energielos durch die Tür herein. – Ein Zeichen dafür, dass die bisherigen Besprechungen eher Energie gekostet haben, als Energie zu geben.
  • Bei der Frage nach der Agenda werden Sie schief von der Seite angeschaut. – Ein Zeichen dafür, dass die Zielorientierung in diesem Kreis keinen hohen Stellenwert hat.
  • Bei Abstimmungen finden keine Debatten statt. – Ein Zeichen dafür, dass Meetings eher Informationscharakter haben. Aber um Informationen zu verbreiten, kann man heutzutage wesentlich effektivere Medien nutzen, als sich vor versammelter Mannschaft hinzustellen und einen Monolog zu halten.
  • Niemand traut sich, zwingende Rückfragen zu stellen. – Ein Zeichen dafür, dass die Kultur in diesem Kreis eher auf Gehorsam ausgerichtet als auf die gemeinsame Suche nach der besten Lösung ist.

Aber wie sehen denn nun effiziente, effektive, lösungsorientierte und echt gute Meetings aus? Dem Thema widme ich mich in meinem nächsten Blog, wenn wir zu dem 3. und letzten Teil meiner Serie „Das Märchen von effektiven Meetingmarathons“ kommen. … es bleibt spannend …

Sie möchten Ihre Meetings effizient gestalten? Dann lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie wir das umsetzen können.